Registrierkassen-Umstellung mit TSE: Längere Frist in fast allen Bundesländern bis 31. März 2021

 

(GFD 09/2020) Eigentlich sollten Einzelbetriebe bereits seit 1. Januar 2020 manipulationssichere Kassen im Einsatz haben.

 

Doch von staatlicher Seite haperte es an der technischen Umsetzung. Darum gibt es jetzt neue Übergangsvorschriften. Was Betriebe in Sachen Kasse beachten müssen, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Nadine Gerber in Plauen.

 

Seit der Jahrtausendwende haben bargeldintensive Betriebe einen Behörden-Anforderungs-Marathon hinter sich. Ständig gab und gibt es schärfere Verordnungen und Gesetze rund um die Kasse. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, das 2016 in Kraft trat, wurden folgende Verschärfungen eingeführt:

 

Die Kassennachschau: Seit 2018 darf das Finanzamt unangekündigt die Kasse in den Betrieben vor Ort prüfen.

Seit Januar 2020 müssen Betriebe ihren Kunden eine Quittung geben und Registrierkassen müssen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben.

Was genau ist die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Registrierkassen und was bewirkt sie?

Die TSE ist ein Sicherheitsmodul für elektronische Registrierkassen. Sie gewährleistet, dass die Kasse alle Kassenvorgänge lückenlos und manipulationssicher aufzeichnet. Zertifiziert werden sie von Prüfstellen, die sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) anmelden müssen. Je nach Hersteller brauchen Unternehmer keine neue Kasse, sondern können ihre Registrierkassen um die TSE erweitern lassen.

 

Die Zertifizierung der TSE verzögert sich, aber Betriebe müssen die TSE bis 30.09. bestellt haben!

Doch die technische Umsetzung kam nicht so schnell, wie das Gesetz geschrieben war. Da neue Kassensysteme erst noch zertifiziert werden mussten, gab es schon 2019 eine Übergangsfrist bis 30.09.2020. Alle Länder außer Bremen haben diese Frist jetzt noch einmal – und zwar bis 31.03.2021 – verlängert. „Dennoch müssen Unternehmer die TSE oder eine neue Kasse bis 30.09.2020 bestellen“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Nadine Gerber in Plauen, „auch wenn das Zusatzmodul oder die zertifizierte Kasse vielleicht noch nicht lieferbar sind.“ Sie rät Unternehmen, dass sie sich jetzt dringend an ihren Kassenhersteller wenden und ihre Kasse auf den neuesten Stand bringen. „Lassen Sie sich eine schriftliche Antwort des Kassenherstellers geben“, rät sie, „so haben Sie einen Nachweis, wenn der Kassenprüfer kommt.“

 

Kaufzeitpunkt der letzten Kasse bestimmt, für wen was gilt

 

„Natürlich kostet das alles Geld und belastet die Betriebe“, sagt Steuerberaterin Nadine Gerber. Je nach dem, wann ein Kassensystem angeschafft wurde, gewährt der Gesetzgeber mehr Zeit.

 

Alle neu angeschafften Kassen ab 2020 müssen mit einer technischen zertifizierten Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.

Wurde Ihre Kasse zwischen November 2010 und Dezember 2019 erworben, können Sie diese bis 31.12.2021 weiternutzen. Voraussetzung ist aber, dass diese Kasse immer mit aktuellen Updates versorgt wird (Hard- wie Software). Erfüllt die Kasse nicht die Mindestanforderungen, ist sie ebenfalls außer Betrieb zu nehmen. Das gilt bereits seit 2017.

Kassen, die vor dem 25. November 2010 gekauft wurden, müssen außer Dienst genommen werden, wenn sie die neuesten Voraussetzungen nicht erfüllen können.

 

Ist die TSE positiv oder negativ zu sehen?

 

Da die Prüfer zu einzelnen Kassensystemen über mehrere Jahre nun echtes Spezialwissen aufgebaut haben, fühlten sich Unternehmer zum Teil ungerecht behandelt, wenn Prüfer Mängel an Kassen feststellten und mit empfindlichen Strafen drohten. „Die technische Sicherheitseinrichtung schafft hier endlich Klarheit. Denn damit weiß jeder Unternehmer, wie genau sein Kassensystem technisch ausgestattet sein muss“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Nadine Gerber in Plauen.

 

Tipp: Was sollten Unternehmer jetzt zum Thema Kasse tun?

 

Für alle, die die Anforderungen an ihre Kasse oder die Aufzeichnungspflichten noch nicht perfekt einhalten oder unsicher sind, haben wir das Ecovis-Kassenpaket geschnürt. Darin finden Sie umfangreiche Informationen die Ihr individueller Kassentyp benötigt und die dafür notwendigen Dokumentationsunterlagen. www.ecovis.com/kasse.

 

Spezialmodelle verhindern Kontamination

 

(GFD 04/2020) Neuen Erkenntnissen zufolge kann das Corona-Virus bis zu neun Tagen auf Kunststoff-Oberflächen überdauern. Gerade viel genutzte und unverzichtbare Arbeitsgeräte wie PC-Tastaturen und -Mäuse werden so zur potenziellen Gefährdungsquelle im Büro, am Front Desk, bei öffentlichen Behörden wie Polizei oder Jobcentern oder auch am heimischen PC-Arbeitsplatz. Speziell konstruierte Tastaturen und Mäuse verhindern die Kontamination mit dem Virus, indem sie sich intensiv reinigen und desinfizieren lassen.

 

Die Desinfektion von Arbeitsmitteln hat durch das aktuelle Corona-Szenario eine erhöhte Bedeutung gewonnen. Dies trifft speziell auf Tastaturen zu, die das meistbenutzte Arbeitsgerät im Office-Umfeld sind. Neben der Oberflächenkontamination durch Berührung und Schmierinfektion werden sie bei Husten u.a. mit Sekreten des Atemwegs benetzt. Diese sind der primäre Träger von COVID-19. Die herkömmliche Konstruktion einer PC-Tastatur bietet vor diesem Hintergrund keinerlei ausreichenden Schutz. Durch die beweglichen Tasten ergeben sich Hohlräume und Vertiefungen, in denen sich Erreger leicht festsetzen können. Eine Sprüh- oder Wischdesinfektion kann so nur oberflächlich erfolgen. Eine Vielzahl von Experimenten in der Vergangenheit hat zudem ergeben, dass eine herkömmliche Tastatur ein idealer Aufenthaltsort für Keime und Bakterien aller Art ist.

 

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAUA) hat im Februar 2020 folgende Schutzmaßnahmen für die Arbeit in Laboren und für alle Umfelder mit Kontaminationsrisiko definiert: „Oberflächen, wie Arbeitsflächen und angrenzende Wandflächen, … Flächen an Geräten und Apparaten, … müssen leicht zu reinigen und beständig gegenüber den eingesetzten Desinfektionsmitteln sein. Nach der Arbeit ist eine Desinfektion und Entsorgung so umzusetzen, dass eine Exposition der Beschäftigten oder Dritter mit SARS-CoV-2 ausgeschlossen ist.“

 

Die für die definierten Maßnahmen der BAUA ausschließlich in Frage kommenden Tastaturen und Mäuse sind Geräte mit geschlossener Oberfläche. Sie besitzen flache Tastenformen sowie eine hohe Resistenz gegen Chemikalien und Flüssigkeiten wie hochprozentiges Ethanol. Daher sind die meisten relevanten Modelle aus Silikon gefertigt. Deren äußere Hülle ist wasser- und staudicht; dennoch lassen sich die ausgeformten Tasten komfortabel bedienen. Eine vollständige, lückenlose Desinfektion ist somit leicht möglich. Eine andere Tastatur-Modellreihe verwendet Glas als Benutzeroberfläche. Dadurch lässt sich die Desinfektion noch einfacher und quasi mit einem Wisch durchführen. Das Tastgefühl entspricht der Bedienung eines Smartphones durch Tippen auf einer vollkommen flachen Oberfläche.

 

„Wir arbeiten intensiv daran, den gegenwärtigen Bedarf an desinfizierbaren, hygienischen Tastaturen und Mäusen zu decken. Denn herkömmliche Modelle aus Kunststoff stellen in Bezug auf die Corona-Pandemie ein echtes Risiko dar“, teilt GETT-Geschäftsführer Pierre Beer mit. Das Unternehmen arbeitet derzeit mit voller Belegschaft an der Herstellung und Auslieferung von abwaschbaren Tastaturen auch weit über Deutschland hinaus. Unter www.washable-keyboards.com finden Behörden, Unternehmen und Privatpersonen ein breites Portfolio an desinfizierbaren Tastaturen, die direkt bei GETT geordert werden können.

Autor: www.gett.de

 

Die schnellsten Arbeitsplätze der Welt

 

(GFD 04/2020) Unternehmen planen. Sie haben Strategien im Vorfeld, um in keine unvorhersehbare Situation hinein zu schlittern. Und doch gibt es immer wieder Fälle, in denen doch schneller etwas benötigt wird als gedacht oder erwartet. Die Corona-Krise und das unerwartete Thema Homeoffice ist nur ein Beispiel von vielen. Daher steht KRIEG als schneller Problemlöser bereit und ermöglicht die Lieferung von kompletten Arbeitsplätzen – und das binnen 48 Stunden. Für viele Betriebe ist dieser ungewöhnliche und deutschlandweit einzigartige Service ein echter Glücksfall.

 

Ein Prozess verändert sich. Leiharbeiter kommen plötzlich dazu. Eine Umrüstung steht an. Etwas muss vor Ort umstrukturiert werden. In den Turbulenzen des Alltags und mitten im Tagesgeschäft kommt es eben doch vor, dass Abteilungsleiter, Projektbeauftragte oder Unternehmer zu spät dran sind mit ihren Überlegungen und Planungen. Dann geht es darum, so schnell wie möglich den passenden Arbeitsplatz, Ablagen und Tische oder Material bereit zu stellen.

 

Ob klassischer Industriebetrieb oder Produktionsstätte, von Bestattungsunternehmen bis Behindertenwerkstatt: Meist handelt es sich um kleinere Stückzahlen, um fünf bis sechs Arbeitsplätze, die dann bei KRIEG angefragt werden. Was ist vorrätig? Welche Größen sind im Lager? Was kann angeboten werden in dieser zeitlich knappen Situation? Oft wurden benötigte Arbeitsplätze im Vorfeld nicht bedacht oder es zeigt sich ein unerwarteter Bedarf. Dann geht es darum, für extra Bereiche schnell nachzuliefern, damit die Arbeit vor Ort nicht ins Stocken gerät.

 

Ein gesamter Arbeitsplatz in gerade mal zwei Tagen

 

Bereits vor 20 Jahren hatte KRIEG auf Basis jahrelanger Erfahrung als Vollsortimenter im Bereich der Büro- und Betriebsausstattung als erster ein Schnell-Lieferprogramm aufgebaut. Da die Anfrage weiter stieg, ergänzte der Spezialist seinen Service um das 48-Stunden-Programm im Arbeitsplatzbereich. „Seit Anfang 2019 lässt sich nun ein gesamter Arbeitsplatz in gerade mal zwei Tagen komplett einrichten“, erklärt Florian Becker, Leiter des Produktmanagements bei KRIEG. „Wir machen die schnellsten Arbeitsplätze Europas möglich.“ Dass in kürzester Zeit die Produkte ab Lager lieferbar sind, damit grenzt sich KRIEG deutlich von anderen Wettbewerbern im Versandhandel ab. Becker: „Ein derartiges Konzept bei der Arbeitsplatzeinrichtung gibt es sonst nirgends. Einer kann heute Nacht eine Fabrikhalle bauen und übermorgen mit der Arbeit loslegen.“

 

Möglich wird das erst durch die Herstellerkomponente: KRIEG produziert selbst und greift darüber hinaus auf ein vielfältiges Handelsprogramm mit mehr als 130 Lieferanten zurück. Dadurch sind betriebliche Arbeitsplätze mit dem gängigsten Zubehör schneller verfügbar als sonst, auf Anfragen wird prompt und flexibel reagiert. Becker: „Wir sind zum einen Hersteller und zum anderen Versandhändler. Da wir beides in einem verkörpern, schließen wir damit eine Lücke.“

 

Schnelligkeit ist Trumpf

 

Die schnelle Verfügbarkeit ist ein Aspekt für die Kaufentscheidung: Wer sehr zeitnah einen Arbeitsplatz braucht, kann keine drei Wochen warten. „Das ist ein echtes Thema im Unternehmen“, weiß Becker. „Schnelligkeit ist Trumpf. Dann geht es auch nicht mehr in erster Linie um den günstigsten Preis. Die Lieferzeit ist das ausschlaggebende Kriterium. Und unsere Kunden bekommen dann bewährter Qualität innerhalb von 48 Stunden.“

 

Im Hintergrund laufen die Vorbereitungen dafür stets auf Hochtouren. KRIEG muss gut kalkulieren und planen: Welche Artikel gilt es zu bevorraten? Was muss in welcher Stückzahl auf Lager sein? Im Vorfeld wurden Produkte definiert, Fertigungsprozesse, Lagerkapazitäten und Organisationsstrukturen optimiert. Das Konzept wurde bereits 2018 an den Start gebracht, bis zum Jahresbeginn 2019 dann alle Voraussetzungen geschaffen. Zum Stichtag waren die Bestände aufgebaut und neue Verpackungsmaschinen implementiert, das Lager war reorganisiert und die Logistik mit den externen Dienstleistern abgestimmt. Becker: „Wir haben das Projekt einmal über unsere ganze Wertschöpfungskette gezogen.“

Autor: www.krieg.de

 

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