Datenschutz muss auch im Home Office beachtet werden

 

(GFD 07/2020) Durch die Eskalation der Corona-Krise mussten Unternehmen und Institutionen unter Druck handeln und Home Office-Arbeitsplätze umsetzen. Bei der Wahl von Collaboration-Tools und Videokonferenz-Apps können jedoch eklatante Datenschutz-Pannen unterlaufen: "Die DSGVO ist über die Hektik der Corona-Isolation oftmals in Vergessenheit geraten. Um schnellste Handlungsfähigkeit herzustellen, haben viele Unternehmen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen verschiedener Tools nur mit einem halben Auge gelesen, aber trotzdem bestätigt", sagt Jens Weller, Geschäftsführer von toplink. Der Full-Service-Anbieter aus Deutschland bietet den Arbeitsplatz zum Mitnehmen, inklusive digitaler Telefonanbindung, Nutzung von Office-Anwendungen und auch datenschutzkonformer Videokonferenzdienste. Die Situation rund um die zahlreichen Videokonferenz-Tools erinnert an den alten Klaus Lage-Hit mit der Textzeile "1.000-mal ist nichts passiert, und dann hat es Zoom gemacht". Tatsächlich gehört das gleichnamige Tool zu den besonders beliebten Angeboten auf dem Markt für Videokonferenzen.

 

Achtung: Cloud Act für US-Anbieter

 

Zoom ist allerdings eine US-amerikanische Firma und unterliegt dem "CLOUD Act" - und ist damit verpflichtet, US-Behörden den Zugriff auf gespeicherte Daten zu gewähren, auch wenn diese Daten nicht in den USA gespeichert sind. Dabei muss der Betroffene nicht einmal über einen Zugriff informiert werden. "Wer geschäftskritische Informationen über diesen Dienst austauscht, verstößt gegen die Datenschutzgrundverordnung DSGVO", so Jens Weller. Für besonders gravierende Verstöße beträgt das Bußgeld bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr. Von Zoom rät Weller daher komplett ab. "Zoom legt bei Datenschutz immer nur dann nach, wenn die öffentliche Kritik zu groß wird. Dabei wurden bereits Features wie die Überwachung auf Inaktivität, die IP-Adresse, der Standort und Infos zu den verwendeten Geräten der Teilnehmer oder Datenweitergabe an Facebook eliminiert. Tatsächlich wurden Daten aber auch über Server in China gesendet - ein absolutes No-Go im Sinne des deutschen und europäischen Datenschutzes", sagt Jens Weller.

 

Datenschutzkonformes Home Office

 

Die Darmstädter toplink GmbH ist Full-Service-Provider für Telekommunikation und Office und verlagert den Büroschreibtisch in bis zu 60 Länder. Dazu steht ein vollwertiger digitaler Arbeitsplatz mit Festnetz-Anbindung über SIP-Trunk-Technologie "to go" zur Verfügung. Professionelle Bürofunktionen wie Video Conferencing, Desktop Sharing oder die Anbindung an Office 365 können über toplink genutzt werden. Bei allen Anwendungen ist die Einhaltung des Datenschutzes oberste Priorität - gemeinsam mit der einfachen Einrichtung und Nutzung. Alle Services können tagesaktuell ergänzt werden, ohne Wartezeit oder Mindestlaufzeiten. Aus jeder Anwendung kann ein Telefonat gestartet werden - ein weiterer Vorteil bei der Nutzung eines komplett digitalisierten mobilen Büros aus einer Hand. Autor: www.toplink.de

 

Die Deutschen und ihr Büro

 

(GFD 07/2020) Corona hat viele Deutsche ins Homeoffice geschickt. Viele von ihnen arbeiten für gewöhnlich im Büro: Bundesweit gibt es 14,8 Millionen Büroarbeiter, Tendenz steigend. Das hatte jahrelang Folgen: Weil die Büromieten nach oben kletterten, wichen viele Firmen aus den Innenstädten in benachbarte Kreise aus, zeigt eine neue Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW).

 

Deutschland ist eine Büronation. Bundesweit arbeiten rund 14,8 Millionen Menschen in Büros – und es werden immer mehr. Die Bürohauptstadt ist Frankfurt am Main, hier sitzt fast jeder zweite Beschäftigte regelmäßig klassisch am Schreibtisch. Aber auch Düsseldorf, München, Bonn und Stuttgart haben viele Angestellte, die ihr Arbeitsleben im Büro verbringen. Besonders in Städten mit großer öffentlicher Verwaltung ist die Bürodichte hoch, zeigt die Studie. Frankfurt beherbergt als Finanzmetropole naturgemäß viele Büros. Zudem arbeiten in Stuttgart, München, Frankfurt, Köln und Düsseldorf besonders viele Menschen in Unternehmensberatungen – und dort meist im Büro.

 

Hohe Mieten treiben Unternehmen aus den Städten

 

Im ländlichen Raum ist der Büro-Anteil deutlich geringer, allerdings wächst er vielerorts: Die bayrischen Landkreise Schwabach, Regen und Bayreuth beispielsweise verzeichnen 2019 fast 80 Prozent mehr Bürobeschäftigung als noch 2012. Vor allem in stadtnahen Kreisen ist diese Entwicklung gut zu beobachten: Weil mit dem steigenden Bedarf auch die Büromieten bis zur Pandemie gestiegen sind, wichen immer mehr Unternehmen in angrenzende Gebiete aus. Eschborn und Schwalbach bei Frankfurt zählen schon seit Jahren eine steigende Zahl an Büroarbeitern, hier sitzen beispielsweise SAP oder der US-Konsumriese Procter & Gamble. „Besonders verkehrsgünstig gelegene Kreise und Städte, die nah an Metropolen liegen, sind für Unternehmen attraktiv“, sagt Studienautor Michael Voigtländer. „Allerdings hat Corona diese Entwicklung vorerst gestoppt. In den kommenden Monaten dürften Büros nicht mehr so stark nachgefragt werden.“

 

Jeder zweite Büroarbeiter nutzt Homeoffice

 

Die Studie untersucht auch, wie verbreitet Homeoffice bei Bürobeschäftigten ist – schließlich ist Schreibtischarbeit prädestiniert für Homeoffice. Etwa 85 Prozent der Büroarbeiter könnten theoretisch auch zuhause arbeiten, wie nun auch Corona belegte. Tatsächlich arbeitete 2018 nahezu jeder zweite Büroarbeiter zumindest gelegentlich von zuhause aus, 2006 waren es noch etwas mehr als jeder dritte. Jeder zehnte Büroarbeiter lehnt Homeoffice ab, unabhängig davon, ob er die Möglichkeit dazu hätte oder nicht.

 

Die Studie basiert auf Befragungen von 20.000 Berufstätigen, durchgeführt vom Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) sowie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA). Autor: www.iwkoeln.de

 

Cybersicherheit im Homeoffice und darüber hinaus

 

(GFD 04/2020) In der aktuellen Ausnahmesituation der Corona-Pandemie gibt es Einiges zu beachten, um den Erfolg der Krisenmanagementmaßnahmen sicherzustellen. Die folgenden Punkte sollen Hinweise und Anregungen für wichtige Themen geben, auf die es ankommt.

 

Risikomanagement & Governance

 

Aktualisieren Sie Betriebsvereinbarungen bzgl. Heimarbeit/Nutzen von privaten Rechnern für geschäftliche Zwecke – Mitarbeiter sollten Gewissheit darüber haben, was sie tun bzw. nicht tun dürfen.

 

Schulen Sie Mitarbeiter in Bezug auf Cyber-Sicher­heit: Sensibilisieren Sie sie bzgl. der Gefahren, die durch Phishing (insbesondere aktuelle COVID-19-Betrugsmaschen) und der Nutzung unsicherer WLAN-Verbindungen/ Praktiken ausgehen.

 

Richten Sie ein Verfahren oder einen Prozess ein,  wie Mitarbeiter verdächtige E-Mails melden können (“Phishing-Alarm”).

 

Sicherheit im Betrieb

 

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass End-Point-Security-Lösungen (Virenscan­ner, etc.) und E-Mail-Scanner auf dem neuesten Stand sowie alle relevanten Sicherheits-Updates eingespielt sind – kein Unternehmen sollte sich derzeit auch noch mit der Ausbrei­tung von Computer-Viren beschäftigen müssen.

 

Prozesse rund ums Berechtigungsmanagement müssen evtl. angepasst, implementiert oder auch auditiert werden – vermeiden Sie es, in einer Kurzschlussreaktion Berechtigungen zu verteilen, die inhaltlich nicht begründet sind,  unzureichend dokumentiert werden und/oder im Nachhinein schlecht wieder entzogen werden können.

 

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine Möglichkeit an, über ein VPN (Virtual Private Network) von zu Hause sicher auf das Unternehmensnetz­werk zugreifen zu können – vergewissern Sie sich, dass Sie den weitaus höheren Kapazitäts­anforderungen Rechnung tragen; VPN-Profile sollten so eingerichtet sein, dass der gesamte Netzwerkverkehr über das Gateway geleitet wird (kein Splitting).

 

Sollten Sie Geo-Filter/Blocker oder IP-Whitelisting nutzen, denken Sie daran, dies eventuell für die von außen zugreifenden Mit­arbeiter freizuschalten.

 

Multi-Faktor-Authentifizierung sollte überall implementiert sein – insbesondere in Zeiten der Verunsicherung und verstärkter Phishing-Attacken sollte ein Passwort nicht das einzige Mittel sein, den Zugang zu Unternehmens­werten zu kontrollieren.

 

Stellen Sie technisch oder über eine Betriebs­vereinbarung (siehe oben) sicher, dass Mit­arbeiter keine geschäftlichen Daten auf privaten Computersystemen speichern– diese Daten sollten innerhalb der Backup-Strategie ge­sichert werden, evtl. in einer höheren Frequenz als bisher, um dem größeren Ausfallrisiko Rechnung zu tragen.

 

Sicherheit zu Hause

 

Arbeit und Privates sollte getrennt werden – nutzen Sie geschäftliche Laptops selbst zu Hause nur für geschäftliche Zwecke.

 

Stellen Sie sicher, dass WLAN-Router die neueste Firmware nutzen und keine Default-Passwörter mehr eingestellt sind; unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter hierin, z. B. über telefoni­schen Support

Lassen Sie Computer, die geschäftliche Angelegenheiten bearbeiten, niemals unbeauf­sichtigt; sperren Sie sie jedes Mal und setzen Sie die automatische Sperre auf maxi­mal 5 Minuten. Kinder sind erstaunlich effektiv darin, unbeabsichtigt Schäden zu verursachen, und Übeltäter erst recht.

 

Um Bandbreite zu schonen, nutzen Sie das VPN nur für den Zugang zum Unternehmensnetz­werk und zu geschützten Informationen, nicht für allgemeine Aufgaben wie Web-Browsen oder gar Privates

Bei Videokonferenzen nutzen Sie nach Mög­lichkeit das Telefon für den Audio-Teil – dies ist zuverlässiger und spart Bandbreite.

 

Vermeiden Sie die Nutzung von USB-Sticks oder anderen entnehmbaren Speichermedien.

 

Sozialer Zusammenhalt

 

Bei allem Fokus auf Sicherheit und Geschäftsfort­führung unterschätzen Sie nicht den Stellenwert, den der soziale Kontakt und die Zusammenarbeit mit den Kollegen für Ihre Mitarbeiter hat. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht „allein“ im Home-Office

Binden Sie Ihre Mitarbeiter durch Online-Initia­tiven ein – geplante Arbeitspausen, Video-Chats, web-basierte „Lunch-and-Learns“ oder Betriebsversammlungen.

 

Nutzen Sie alternative Kommunikations-/Zusammenarbeitstechnologien wie z.B. MS-Teams oder Slack.

 

Kommunizieren Sie häufig und ehrlich an Ihre Mitarbeiter: was sind die aktuellen Entwicklun­gen, was läuft gut, was läuft schlecht, was ist und wird aktuell wichtig – und teilen Sie ruhig Ihre Wertschätzung dafür mit, wie Ihre Mit­arbeiter sich weiterhin trotz widriger Bedingun­gen für Ihr Unternehmen einsetzen.

Autor: www.marsh.com/de

 

Studie: Weiterbilden im Home Office

 

( 04/2020 ) Noch nie haben so viele deutsche Arbeitnehmer im Home Office gearbeitet wie derzeit. Doch in der Corona-Krise ist die Auftragslage nicht überall gleich gut. So stehen viele Arbeitnehmer vor der Herausforderung, die Zeit im Home Office sinnvoll zu nutzen. Weiterbildung kann eine gute Möglichkeit sein, um auch zu Hause am Ball zu bleiben. Die aktuelle Randstad-ifo-Personalleiterbefragung (4. Quartal 2019) zeigt, dass mehr als die Hälfte aller Unternehmen die Bedeutung von Weiterbildung für den zukünftigen Unternehmenserfolg bisher als sehr hoch einschätzten (59%).

 

Mittelstand lernte bisher kaum digital

 

Zwar weicht dieser Wert bei den mittelständischen Unternehmen (bis 50 Mitarbeiter) kaum davon ab (57%). Bislang lag der Mittelstand allerdings fast zwanzig Prozentpunkte hinter den Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern (74 %). Besonders gravierend sind die Unterschiede beim digitalen Lernen. Nur 7 % der mittelständischen Unternehmen haben bisher erwartet, dass e.learning Formate, die standortunabhängiges Lernen erlauben, deutlich wichtiger werden. Dagegen stieg für knapp ein Drittel der Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern die Bedeutung dieses Lernformats stark (28 %). "Weiterbildung ist die zentrale Konstante in der modernen Arbeitswelt. Mobile Anwendungen werden nicht nur in Zeiten von Corona immer wichtiger, wenn der individuelle Standort und die verfügbare Zeit von Arbeitnehmern stark variieren", erklärt Dr. Christoph Kahlenberg, Leiter der Randstad Akademie.

 

Weiterbildung wird wichtiger werden

 

6 % der Mittelständler geben in der Befragung an, die Bedeutung von Weiterbildung für den Unternehmenserfolg aktuell nicht einschätzen zu können. "Um mit den Neuerungen der digitalen Arbeitswelt Schritt zu halten, wird Lernen unerlässlich bleiben. Das betrifft besonders jene Unternehmen, die bisher nur wenig in Weiterbildung investiert haben. Hier ist die langfristige Erwerbsfähigkeit ihrer Arbeitnehmer gefährdet", so Dr. Kahlenberg.

Autor: www.randstad.de

 

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